Créer un catalogue en ligne

Q: Comment créer mon premier catalogue ?

R: Une fois inscrit sur la plateforme avec un abonnement payant ou gratuit, cliquez sur le filtre « Brouillon » du menu déroulant situé à gauche de la barre d’outil bleue de votre espace personnel bebook. Cliquez ensuite sur le bouton « Créer un catalogue » (visible au survol du bouton).

 

Q: Comment ajouter des produits à mon catalogue ?

R: Vous avez 3 méthodes pour ajouter des produits dans un catalogue : créer le produit en remplissant sa fiche article re-utiliser un produit d’une source (catalogue déjà créé) importer un fichier csv formaté selon le template de chargement

 

Q: Comment modifier mon catalogue ?

R: Vous pouvez accéder à la table de vos produits en appuyant sur le bouton « Editer catalogue » de votre espace personnel. Votre table s’affiche, les catégories de produits peuvent être dépliées. Déplacer vos produits ou catégories par glisser-déposer.

 

Q: Comment créer la hiérarchie ?

R: Dans l’éditeur de catalogue, cliquez sur le bouton « Créer catégorie » de la barre d’outils. Pour visualiser dans quelle catégorie vous déposez un article, attendez de voir le petit signe + sur le côté gauche de la catégorie choisie. Vous pouvez créer jusqu’à 6 niveaux hiérarchiques.

Ajout de produits par import de fichier csv

Q: Comment importer un fichier csv pour créer mon catalogue ?

R: Editez votre catalogue puis cliquez le bouton « Importer catalogue csv » de la barre d’outils. Dans la fenêtre de dialogue, sélectionnez le fichier que vous allez importer puis lancez l’import. Tant que l’import n’est pas terminé, votre catalogue affiche un verrou. Rafraîchissez la page jusqu’à la disparition du verrou. Votre catalogue a été importé.

 

Q: Comment mettre en forme mes données selon le format du template de chargement ?

R: Le template est un fichier qui comporte des champs en colonnes. En ouvrant le template sous excel, visualisez les commentaires sur chacun des champs en survolant le coin droit de chaque tête de colonne. Vous avez toutes les indications pour remplir votre fichier.

 

Q: Où trouver le template d’import ?

R: Dans la fenêtre d’édition de votre catalogue, cliquez sur le bouton « Importer catalogue csv » pour ouvrir la fenêtre de dialogue. Cliquez ensuite sur le lien « Telechargez le template » au bas de la fenêtre.

 

Q: J’ai été notifié d’une erreur lors de l’import, pourquoi ?

R: L’import ne s’est pas passé comme prévu, soit parce que les données ne sont pas bien formatées, soit parce qu’un événement a interrompu le processus. Corrigez votre fichier et recommencez.

Ajouter des media

Q: Puis-je ajouter des media à mon catalogue ?

R: Oui, vous pouvez ajouter des photos, attacher des photos haute définition, documents PDF, XLS, PPT, Numbers, Pages pour téléchargement.

 

Q: Où apparaissent les documents dans mon catalogue ?

R: Elles s’affichent dans les fiches articles. Placez vous sur un produit puis cliquez sur l’onglet Documents attachés. Vous pouvez télécharger les documents en cliquant sur les liens.

 

Q: Comment attacher des documents à mon catalogue ?

R: Dans la fenêtre d’édition de votre catalogue, cliquez sur le bouton « Associer media ». Cliquez après le mot Dossier et sélectionnez les dossiers de media que vous souhaitez associer à votre catalogue. Choisissez ensuite article par article les media à associer en cliquant dans la case du tableau de correspondance.

 

Q: Que se passe-t-il lorsque j’associe un document avec une catégorie ?

R: Le principe de subsidiarité s’applique. Le document sera attaché à tous le produits qui s’y trouvent, sauf sur les produits auxquels un autre document a été attaché individuellement.

Paramétrer un catalogue

Q: Pourquoi paramétrer un catalogue ?

R: Vous allez pouvoir y définir des paramètres de comportement essentiels : catalogue privé, vs public, choix devise, mode d’affichage, marchand ou non, moyen de paiement, …

 

Q: Comment accéder aux paramètres ?

R: Cliquez sur le bouton « Propriétés » dans la barre d’outil. Vous pouvez ensuite naviguer dans tous les paramètres à fixer en cliquant sur les boutons de la barre d’outil.

 

Q: Pourquoi les paramètres d’affichages des prix ?

R: En cliquant sur le bouton « Propriétés de pricing » vous pourrez définir la devise, les règles d’affichage des décimales, des milliers, la valeur par défaut de la TVA et si vous préférez afficher avec ou sans TVA.

 

Q: Et le bouton de paramètre du catalogue ?

R: Définissez ici si votre catalogue est marchand. S’il l’est, choisissez s’il permet seulement d’établir des bons de commande ou aussi de faire de encaissements CB. Dans ce cas, saisissez vos identifiant Ogone qui est le partenaire que nous avons choisi pour opérer les paiements CB. Entrez aussi les termes et conditions de votre catalogue.Vos clients pourront les consulter et devront les valider avant l’achat.

Réseau de contacts

Q: Pourquoi un réseau de contacts ?

R: Dans bebook™, vous partagez des informations avec vos contacts. vous devez donc les identifier pour leur donner des autorisations.

 

Q: Comment fonctionne-t-il ?

R: Vous distribuez votre carte avec les relations avec qui vous voulez partager de l’information. Lorsqu’ils acceptent de se mettre en relation avec vous, ils vous donnent leur carte en retour. Dès lors, vous pouvez partager des catalogues avec eux.

 

Q: Pourquoi des cartes de visite ?

R: Cela vous permet de rassemble dans votre carnet les cartes de tous vos contacts et d’avoir ainsi un carnet centralisé. Les données y sont à jour si vos contacts mettent leur fiche à jour. Mettez vos cartes régulièrement à jour pour qu’ils puissent vous joindre facilement.

 

Q: Et mes contacts qui ne m’ont pas envoyé leur carte ?

R: Vous ne pourrez pas partager de l’information dans bebook avec eux tant qu’ils n’auront pas créé de compte bebook et rempli leur carte. Vous pouvez leur envoyer une invitation à leur adresse email.

 

 

Créer sa fiche contact

Q: Pour créer ma carte contact, que dois-je faire ?

R: Cliquez sur le bouton Contact pour accéder à votre carnet. Sur votre fiche, cliquez sur le Crayon pour l’éditer. Vous pouvez alors la compléter. Vous décidez quelle information figure dans quelle carte en cochant la case correspondante. Vous pouvez modifier ce choix à tout moment. N’oubliez pas de sauvegarder vos informations.

 

Q: Quelles informations puis-je gérer dans mon profil ?

R: Gérez vos adresses, numéros de téléphone, identifiants messagerie instantanée. Indiquez la nature de la relation, et entrez votre CV. Gérez aussi, dans le cas des relations d’entreprises, les opt-ins. Rappel : une information ne sera montrée à un contact que si elle figure sur la(es) carte(s) que vous lui donnez, c’est à dire si vous avez coché la colonne correspondante.

 

Q: Pourquoi existe-t-il quatre cartes différentes ?

R: Avec bebook™ vous pouvez distribuer 4 types de carte pour vous adapter à la nature de votre relation. Ces quatre cartes – Perso, Pro, Société, et Publique – rassemblent des informations spécifiques que vous souhaitez partager. Vous pouvez donner de 1 à 4 cartes à chacun, selon votre choix.

 

Q: Comment déterminer qui reçoit quelle carte ?

R: Lorsque vous avez choisi le contenu de chaque carte, vous pouvez choisir la(les) carte(s) que vous souhaitez partager avec chaque contact. Rappel : Peu importe la(es) carte(s) qu’un contact partage avec vous, c’est la carte que vous choisissez qui détermine l’information que vous partagez. Votre contact voit les informations que vous lui partagez mais ne sait pas de quelles cartes elles sont issues.

 

Q: Qu’est-ce la carte Perso ?

R: Vous la distribuez à vos amis et famille, et y mettrez par exemple votre numéro de téléphone et adresse au domicile.

 

Q: Qu’est-ce la carte Pro ?

R: Cette carte est pour les recruteurs, les associations professionnelles et d’anciens élèves. Mettez-y par exemple votre numéro de portable mais pas le numero au bureau car vous ne voulez pas y etre appelé par des chasseurs de tête.

 

Q: Qu’est-ce la carte Société ?

R: Cette carte est pour vos fournisseurs, clients et partenaires. Mettez-y par exemple votre numéro au bureau. Si vous êtes Premium et faîtes parti d’un groupe Corporate dans bebook™, les contacts à qui vous distribuez cette carte deviennent visibles par vos collègues et managers.

 

Q: Qu’est-ce la carte Publique ?

R: Cette carte permettra à tous ceux qui vous cherchent de vous retrouver sur Internet. Choisissez les informations que vous y mettez avec soin car les données, à la différence de celles des autres cartes, pourront être vues et utilisées par tout le monde.

 

Ajouter des contacts

Q: Comment ajouter des contacts à mon carnet de contacts ?

R: Cliquez sur le signe « + » en dessous de la colonne libellée « Contacts ». Vous accédez à la fenêtre d’ajout de contacts où vous pouvez choisir une méthode parmi les 3 proposées : Recherche de contacts existants dans bebook™ ; Ajout de contacts par invitation email ; Import de vos contacts LinkedIn, Gmail, Outlook ou Yahoo.

 

Q: Comment ajouter des contacts qui existent déjà dans bebook™ ?

R: Cliquez sur le signe « + » en dessous de la colonne libellée « Contacts ». Dans la fenêtre d’ajout de contacts, Option 1, saisissez le nom ou une partie du nom dans le champ, puis choisissez le contact parmi ceux proposés en cliquant sur le signe « + » associé à son nom. Sélectionnez ensuite les cartes que vous souhaitez partager. Votre contact recevra une invitation par email et sur son mur. Il apparaîtra dans votre carnet de contacts dès qu’il aura accepté.

 

Q: Comment inviter des contacts par email ?

R: Cliquez sur le signe « + » en dessous de la colonne libellée « Contacts ». Dans la fenêtre d’ajout de contacts, Option 2, entrez une ou plusieurs adresses emails puis cliquez sur le bouton Ajouter. Choisissez les cartes que vous souhaitez partager et ce pour chaque contact. Ceux qui sont déjà dans bebook™ sont repérables au signe « e ».

 

Q: Comment importer mes contacts de LinkedIn, Gmail, Outlook, ou Yahoo ?

R: Cliquez sur le signe « + » en dessous de la colonne libellée « Contacts ». Dans la fenêtre d’ajout de contacts, cliquez sur le bouton « Import » en bas de la fenêtre. Choisissez l’outil à partir duquel vous souhaitez importer et suivez la procédure proposée.

 

Q: Comment modifier le nom des groupes en gras ?

R: Ces groupes s’affichent par défaut. Vous ne pouvez pas modifier leurs noms. Selon la(les) carte(s) que VOUS avez partagée(s) avec votre contact, ce dernier s’affichera dans ces groupes automatiquement : « Mes contacts Perso », « Mes contacts Pro », « Mes contacts Société ».

 

Q: Qui se trouve dans les groupes en gras ?

R: Selon la(les) carte(s) que vous avez partagée(s) avec votre contact, ce dernier s’affichera dans ces groupes automatiquement. Par exemple, si vous partagez votre carte Société avec un contact, ce dernier s’affichera automatiquement dans votre repertoire « Mes contacts Société » et aura accès à l’information que vous avez filtrée sur votre fiche de profil en cochant la case Société.

 

Publier un catalogue

Q: Pourquoi publier un catalogue ?

R: Les catalogues et eStores conçus dans bebook™ sont par défaut privés. Pour y accéder, un utilisateur devra être désigné par celui qui aura publié le catalogue. Ainsi, lorsque vous avez fini un catalogue, vous devez désigner qui sont les destinataires qui pourront y accéder.

 

Q: Comment publier un catalogue ?

R: Cliquez sur le bouton « Publier » dans la barre d’outils. Cliquez ensuite la fenêtre « Destinataires » à droite de votre catalogue. Dans la fenêtre de dialogue qui s’ouvre, recherchez des destinataires, parmi vos contacts dans bebook ou par entrée de leur email, ou en recherchant des groupes parmi vos contacts. Pour faire la recherche, entrez les 3 premières lettres puis lancer la rechercher.

 

Q: Comment ajouter une note ?

R: Lorsque vous publiez un catalogue, votre destinataire reçoit une notification automatique. Vous pouvez aussi ajouter un message personnalisé en remplissant la case « Message » à droite de votre catalogue. Votre destinataire retrouvera cette note sur son mur et par email.

 

Q: A quoi sert le bouton « Synchronisation » ?

R: Lorsque vous ajoutez un contact à un groupe destinataire d’un catalogue, vous souhaitez qu’il devienne également destinataire du catalogue, mais sans renouveler la publication aux autres membres du groupe. Dans ce cas, utilisez le bouton « Synchronisation ».

Faire un contrat

Q: Pourquoi un contrat de distribution ?

R: Vous voulez appliquer des conditions particulières à vos distributeurs pour qu’ils puissent revendre vos produits. Vous créez alors un contrat de distribution en appliquant à votre catalogue source des conditions, remises, coupons par exemple, avant de lui publier.

 

Q: Comment créer un contrat de distribution ?

R: Sélectionnez le catalogue sur lequel vous souhaitez appliquez un contrat. Cliquez ensuite sur le bouton « Ajouter un contrat » dans la barre d’outils. Une nouvelle pastille de contrat apparait à coté de votre catalogue. Cliquez ensuite sur le bouton « Editeur de contrat » puis fixez les paramètres généraux. En validant, vous accédez à la fixation des règles de prix.

 

Q: Comment fixer les règles de prix ?

R: Cliquez sur les boutons « Prix par ligne de produits » et « Prix par produit ». Vous accédez à un écran où figure sur la gauche la table de vos produits. Choisissez les produits ou famille en cliquant le signe « + ». Le produit s’ajoute dans la table de droite puis fixez la règle de discount ou de coupon en entrant vos valeur dans la colonne correspondante. Tapez enter pour valider.

 

Q: Que sont remise et coupon ?

R: En appliquant une remise ou un coupon, vous définissez votre prix net par rapport au prix liste de référence: par exemple, une remise de-10% sur un prix liste de 100€ vous donnera un prix net de 90€. De même, un coupon de 5€ vous donnera un prix net de 95€.

 

Q: Et le cost + ?

R: Vous pouvez aussi choisir d’appliquer un pourcentage à votre prix d’achat pour obtenir le prix de vente. Par exemple, cous achetez un produit 100€ et appliquez un cost+ 10%, votre prix net sera de 10%. Vous pouvez aussi décider d’ajouter un montant fixe, 5€ par exemple ce qui vous fera un prix net de 105€.

 

Q: Comment indiquer si on est dans de la remise ou du cost + ?

R: Le signe – appliqué à votre valeur dans la colonne % indique que le calcul se fait sur le prix liste (prix liste moins remise). Le signe + devant votre valeur indique que le calcul se fait par ajout d’un pourcentage à votre prix d’achat.

 

Faire un devis

Q: A quoi sert cette fonction dans bebook™ ?

R: Cette fonction vous permet de créer une offre contenant des produits en quantités définies et à prix particuliers. Vous pourrez simplement publier ce devis en ligne à un destinataire qui pourra le consulter, l’accepter et le transformer en commande ou demander des rectifications. Tout se fait en ligne : le processus est simple, tout est traçable et auditable.

 

Q: Comment fabriquer un devis ?

R: Fabriquer un devis est un processus en 3 étapes : choisir les paramètres généraux, ajouter des produits et fixer les prix, publier le devis. En cliquant sur le bouton « Devis » de votre espace personnel, vous ouvrez la fenêtre où fixer les paramètres généraux. Passez ensuite à l’étape suivante et choisissez les produits, soit en naviguant dans vos catalogues, soit en faisant une recherche par mot cle : dans ce cas, bebook™ vous propose des articles qui peuvent venir de plusieurs catalogues. Choisissez ceux qui vous conviennent pour que les prix du devis soient exacts.

 

Q: Comment proposer des rabais sur mon devis ?

R: Vous pouvez ajouter des rabais sur chaque ligne du devis ou choisir un montant global. Dans ce cas, le montant est réparti sur toutes les lignes.

 

Q: Comment publier mon devis ?

R: Vous avez sélectionné dans la fenêtre de paramètres généraux un destinataire. Après avoir choisi les produits, vous pouvez le publier à ce destinataire en cliquant sur le bouton « Publier ». Le destinataire est notifié de cette publication sur son mur et par email et peut consulter le devis dès qu’il s’est identifié.

 

Q: Puis-je personnaliser un devis ?

R: Lors de la publication, vous pouvez associer un message personnalisé. Vous pouvez aussi ajouter un commentaire dans les paramètres généraux qui figurera sur le devis.

 

Q: Puis-je demander un avis ou une validation par un tiers ?

R: Oui, cliquez simplement sur le bouton « Demande d’approbation » après avoir ajouter les produits. Vous pouvez ajouter aussi un message personnalisé pour ce tiers.

 

Q: Je commercialise des offres. Que m’apportera bebook ?

R: Si vous êtes vendeur, vous pouvez utiliser bebook pour faire connaitre vos offres, trouver des prospects, négocier des tarifs et permettre à vos clients de commander en ligne. Et vous pourrez suivre vos clients et collaborer avec eux au travers de bebook. Plus de visibilité, plus de simplicité, plus de productivité.

Pourquoi bebook ?

Q: qu’est-ce que bebook ?

R: bebook est la plateforme du commerce qui s’adresse autant aux acheteurs qu’aux vendeurs. Pourquoi une plateforme pour regrouper acheteurs et vendeurs ? Car les deux interagissent, et il est de l’intérêt des deux d’être sur une même plateforme, pour que les interactions soient les plus performantes possibles.

 

Q: en tant qu’acheteur, que m’apportera bebook ?

R: Pour les acheteurs, bebook est beaucoup à la fois : – un réseau social où l’on peut rencontrer et suivre ses contacts professionnels ; – une place de marché où trouver des fournisseus que l’on ne connait pas ; – un espace où collaborer avec les fournisseurs (consulter, discuter, négocier, acheter) ; – une plateforme efficace de gestion de catalogues pour partager en interne les catalogues d’achat et de référencement ; – un outil de suivi des achats et de monitoring des offres des fournisseurs.

 

Q: je dispose déjà d’un ERP avec un module d’achat. Est-ce compatible avec bebook ?

R: Oui ! Vous pouvez profiter de votre ERP pour le suivi et la comptabilisation des commandes, et de bebook pour la gestion des catalogues et le travail collaboratif. Essayez et vous verrez !

 

Q: pourquoi un réseau social de bebook ?

R: L’histoire récente d’internet montre l’importance toujours croissance des communautés et des réseaux sociaux. Le business n’a aucune raison d’échapper à cette tendance, et nous pensons même plus : le business repose avant tout sur la relation entre les acteurs. Il faut favoriser cette relation et donner les moyens de collaborer aux mieux. C’est l’objet de bebook.